Navegando en el calendario Notes - Parte I

El selector de calendario de Lotus Notes tiene 5 características diferentes que se pueden usar para navegar entre fechas:

1. Al hacer click en una de las fechas mostradas en el selector, el calendario cambia a esa fecha. (o la vista de semana/mes que contiene la fecha que se seleccionó )

2. Se puede hacer click en cualquiera de las flechas de las esquinas superiores para moverse al mes anterior o siguiente.

3. & 4. A partir de la versión 6 de Notes, si se hace click en el nombre del mes, aparecerá una lista de selección con los meses de año. De manera similar, si se hace click en el año, podremos elegir de entre un rango de años pasados o futuros.



5. Al hacer click en "Today" se vuelve a mostrar la fecha en curso.

Tip Original: Navigating Your Notes Calendar - Part 1

Ahora ves correo, ahora no lo ves...

Cada vez que se le agrega una nueva funcionalidad a un producto, se hace con la mejor de las intenciones, pero desafortunadamente algunas veces su implementación puede causar más de algún imprevisto. Una de esas funcionalidades, View Unread / View All, fue introducida en la versión 6 de la plantilla de correo. Mientras que la habilidad de ver solamente los documentos no leídos ha estado en Lotus Notes desde hace tiempo (View - Show - Unread Only), el haberla hecho más accesible en la plantilla de correo sólo ha traido más llamadas al Help Desk y posts en el foro Notes 6 developerWorks , donde los usuarios piensan que han perdido sus correos.


Aquí está el como usar esta funcionalidad. A la derecha de la barra de acciones en el Inbox del correo Notes, hay un botón etiquetado "View Unread"

Al hacer click sobre el botón, todos los correos del Inbox que ya se han leído, desaparecen. Calma...! no se han borrado, de hecho, ni siquiera se han removido de la carpeta Inbox. Simplemente se les ha "filtrado" u ocultado.

Cuando el botón es presionado, el botón de acción cambia a "View All". Si queremos ver todos los documentos nuevamente, simplemente volvemos a presionar el botón.

El problema con esta funcionalidad es que no hay un indicador lo suficientemente "visible" que nos diga que actualmente estamos en el estado de "View Unread Only". A partir de la versión 7 de Notes, la barra de título de la ventana y el tab de la ventana de Notes (cuando pasemos el mouse por encima) nos indicarán que se está viendo la vista en la modalidad "Unread Documents Only"

Aún así creo que sería bueno tener algo que se le muestre al usuario para evitar que se confunda. Podría ser algo como una nueva barra de status en la parte superior de la vista inmediatamente abajo de la barra de acciones o cambiar el color de fondo de la vista pero eso podría afectar la accesibilidad visual.

En general, esta funcionalidad es extremadamente útil, permitiendo una mejor administración sobre una gran cantidad de correos. Sin embargo, puede desanimar a algunos usuarios al pensar que han "perdido" sus mails.

El entrenamiento y comprensión adecuada de esta funcionalidad puede ayudar a eliminar el "Pánico" de los usuarios.

Tip Original: Now you see mail, now you don´t...

Mostrando los caracteres ocultos

Cuando se está editando un documento en Lotus Notes, hay varios items de texto que normalmente están "ocultos", y que uno quisiera ver para ayudarnos a formatear el documento. Estos items incluyen, espacios, tabulaciones, y retornos de carro (quiebres de línea).

Por ejemplo, den un vistaso a la siguiente frase:

How many spaces or tabs are between these words?

En el menú de Notes seleccionen View - Show - Hidden Characters.

Ahora Notes mostrará el texto como se muestra abajo (sin las flechas coloreadas). La flecha roja muestra que un punto "." es usado para indicar un espacio, un símbolo "" es usasdo para indicar las tabulaciones, y el símbolo "" es usado para indicar los quiebres de línea

En frases normales, esto podría no importar, pero esta característica es muy útil cuando se están creando documentos mucho más complejos como aquellos que contienen tablas y gráficos.

Tip Original: Showing Hidden Characters

Forzar la respuesta a otro email

Notes nos dá la posibilidad de enviar correos desde una dirección electrónica, y recibir las respuestas a dicha dirección en otra casilla de correo en forma automática.

Esto puede resultar muy útil en situaciones donde se usan IDs compartidos (Por ej. una mesa de ayuda) que acceden a un mismo archivo de correo, y se desea que la respuesta vaya a un individuo específico. También es útil si se tiene más de una cuenta de correo. Por ejemplo, yo normalmente envío correos personales desde mi cuenta de correo laboral (que vergüenza) para ahorrarme tiempo en cambiar de usuario a mi cuenta personal, pero no quiero que las respuestas lleguen a mi casilla de la oficina.

Para hacer esto, hay que hacer click en "Delivery Options" mientras se crea el correo...



Ir al tab "Advanced" e ingresar la dirección a la cual deseamos que llegue la respuesta.



Si se recibe un email donde la dirección de respuesta difiere de la del remitente, Lotus Notes muestra un mensaje especial informando al respecto.



Cuando hacemos click en Responder, la dirección correspondiente (aquella donde se quiere que vayan las respuestas) será automáticamente puesta en el campo de destinatario.

Tip Original: Force Replies To Another Address

¡Arrancan!

¿Sabías que puedes abrir/ejecutar automáticamente, bases de datos Notes, aplicaciones Windows/Mac, documentos Office, sitios web, etc, cuando arrancas Lotus Notes? Bien, si puedes. Es tan simple como crear links a los objetos deseados y ponerlos en la carpeta "Startup" de Lotus Notes.

Como se puede ver más abajo, a la carpeta Startup (Inicio) se puede acceder desde la carpeta "More Bookmarks" de la barra de bookmarks (marcadores). Puedes agregar links a bases de datos Notes, una vista específica en una base de datos, un documento Notes específico, programas, sitios web, incluso documentos ubicado en el disco duro de tu PC.



Para agregar objetos Notes (Bases de datos, vistas, documentos) en la carpeta Startup, se puede ya sea arrastrar y soltar el objeto dentro de la carpeta (técnica discutida en este tip), o bien hacer click con el botón derecho sobre el Tab (pestaña) del objeto y seleccionar "Create Bookmark" (crear marcador). En el cuadro de diálogo resultante se puede actualizar el nombre del link, seleccionar dónde ubicar el link (Startup en este caso) y qué tipo de link es: BD, vista o documento.



Para items que no son objetos Notes (aplicaciones, URLs, archivos en su disco, etc) simplemente arrástrelos y suéltelos de el lugar de donde los puede acceder (Explorador de Windows, Mis documentos, Escritorio, web browser, Favoritos, etc), dentro dfe la carpeta Startup de Notes

Cuando arranca el cliente Notes, verá los tabs de ventanas Notes correspondiente a cada objeto que se agregó a la carpeta Startup. Sin embargo, no se produce una conexión real con los objetos sino hasta que se hace click en el tab del objeto, por lo que no hay que preocuparse por baja de rendimiento en el arranque de Notes.


Si el objeto no es un objeto Notes (aplicaciones, URLs, PDFs, etc) los podrá ver en la barra de tareas de Windnows.


Espero que este tip les ayude a ser más productivos. Ahora sé que me ahorrará tiempo accediendo a esos objetos cada día.

Tip Original: Let´s Get It Started In Here