Notestips en Español

No expandir grupos personales

2006-04-11T14:29:00.000-04:00

Este tip muestra el como enviar mensages a grupos contenidos en la Libreta de Contactos Personal (Personal Address Book), y prevenir que cada destinatario vea la lista con los nombres de todos los destinatarios.

Cree un nuevo mensaje de correo y haga click en "Opciones de Entrega" (Delivery Options...)

En el tab Basic, hacer click en "No expandir grupos personales" ("Do not expand personal groups)

Ahora, cuando el mail sea enviado, los destinatarios, solo veran el nombre del grupo, no los miembros del grupo.

Combine este tip con aquel donde muestro como Agregar Destinatarios a un Grupo en la Libreta de Direcciones, y estarán listos para enviar correos.
Combine this tip, with the one where I showed you how to Add Recipients to Group in Address Book, and you should be all set, and ready to email.

Tip Original: Do Not expand personal groups

Agregar Destinatarios a un Grupo en la Libreta de Direcciones

2006-04-11T14:28:00.000-04:00

Mucha gente esta familiarizada con la opción "Agregar Remitente a la Libreta de Direcciones" (Add Sender to Address Book), la funcionalidad que crea un documento de tipo Contacto en su Libreta de Direcciones Personal, para la persona que les envió un mail. Pero, ¿Sabían que hay una funcionalidad similar que les permite crear un documento de Grupo conteniendo todos (o un subconjunto) de los destinatarios de un correo específico?

Mientras estan leyendo un correo, o cuando lo tengan seleccionado en una carpeta/vista, seleccionen el menú "Acciones > Agregar Destinatario > a un nuevo grupo en la Libreta de Direcciones" ("Actions - Add Recipients - to new Group in Address Book".)

Se les presentará el siguiente cuadro de diálogo donde pueden ingresar el nombre del grupo, el tipo (normalmente debieran dejarlo como "Sólo correo" (Mail Only)), descripción y seleccionar/deselecionar los miembros que quieren que pertenezcan al grupo.

Cuando presionen OK, Lotus notes creará automáticamente un nuevo grupo de correo (algunas personas lo llaman, listas de distribución) en su Libreta de Direcciones Personal, el que pueden acceder desde la vista "Grupos".

Ahora, cuando creen un email o entrada de calendario, simplemente escriban el nombre del grupo en lugar de escribir todos los nombre en forma individual. Por ejemplo, si guardé el grupo como "IBM Executive Team", entonces en el campo "Para" puedo escribir....

y cuando presione F9 para refrescar el documento, el nombre del grupo será reemplazado con los nombres de los miembros del grupo.

Tip Original: Add Recipients to Group in Address Book

Pegando Links de Notes en otro programas

2006-04-11T14:09:00.000-04:00

¿Sabian que pueden incrustar un link de Lotus Notes dentro del contenido creado con otras aplicaciones, tales como documentos, presentaciones, hojas de cálculo, etc?

Primero, creen el link (Documento, Vista o Base de datos) en Lotus Notes

Luego, en la otra aplicación (por ejemplo, Lotus Word Pro, MS PowerPoint, etc) seleccionen el menú Editar > Pegado Especial.
Asegurense de seleccionar "Pegar vínculo" (Paste Link) y seleccionen el checkbox "Mostrar como ícono" (Display as icon)

El link al objeto Lotus Notes será agregado al documento, presentación, etc.

Gracias a Jennifer Smith por la idea.

Tip Orginal: Pasting Notes Links Into Other Programs

Mostrar más información del calendario

2006-03-07T12:44:00.000-03:00

Cuando estamos viendo nuestro calendario, especialmente en la vista "By Month" (Por Mes), es frecuente que no veamos toda la información que necesitamos para alguna entrada en particular.

En lugar de abrir el documento, simplemente posicionen el cursor del mouse sobre el evento encuestion (hover) y Notes les postrará un pop up con más información acerca de ese evento.

La cantidad de texto mostrado puede llegar hasta 9 líneas hacia abajo y puede ser tan ancho como su pantalla.

Tengo entendido que la información mostrada es calculada así:
1.- Información en el campo Subject
2.- Información de la sala (Room)
3.- Información de la ubicación (Location)
4.- Información del anfitrión (Chair)

Tip Original: Display More Calendar Information

Navegando en el calendario Notes - parte III

2006-01-13T13:40:00.000-03:00

En los últimos dos tips de Nagevando en el calendario Notes, revisé tanto el Date Picker como los Scroll bars. Hay una última característica que quiero mencionar y es el menú emergente (click con el botón derecho ) del calendario.

En cualquier vista de calendario, sitúen su mouse sobre cualquier espacio vacío y hagan click con el botón derecho. Les será presentado un menú emergente que incluye los item "Go to Today" (Ir a fecha actual) y "Go to Date" (Ir a la fecha...)

"Go To Date..." nos permite rápidamente ir a una fecha que ingresemos.

Tip Original: Navigating Your Notes Calendar - Part 3

Navegando en el calendario Notes - Parte II

2006-01-03T15:17:00.000-03:00

En el tip anterior Navegando en el calendario Notes - Parte I se explicaron las funcionalidades de los selectores de Día/Mes/Año. En este tip, les explicaré cómo pueden cambiar fechas rápidamente, usando las barras de desplazamiento que se ubican abajo y a derecha de las Vistas de Calendario de Notes.

Al final de las vistas de calendario Día y Semana, verán una barra de desplazamiento horizontal. Si hacen click en cuadrado de en medio, les mostrará la primera fecha de la vista actual.

Pueden arrastrar el cuadrado a la izquierda o a la derecha para moverse entre fechas pasadas y futuras.

A ambos lados de la barra de desplazamiento horizontal, estan las flechas derecha e izquierda . Haciendo click en ellas, el calendario se moverá hacia adelante o atrás en el incremento apropiado (días o semanas)

Inmediatamente arriba de la barra de desplazamiento horizontal, se muestra la información relativa a que fecha/semana/mes del año es y cuantos dias/semanas/meses quedan en el año.

Información mostrada en la vista por días:

Información mostrada en la vista por semanas:
.

Información mostrada en la vista por meses:
.

Navegar entre los meses es muy smilar a como se hace en las vistas de Dias/Semanas. Sin embargo, esta vez debemos usar la barra de desplazamiento vertical para ajustar el mes que queremos ver.

Arriba y abajo de la barra de desplazamiento vertical , se encuentran las flechas arriba y abajo . Estas se comportan de manera diferente a como lo hacen las flechas izquierda y derecha en las vistas de Dias/Semanas. En lugar de moverse al mes anterior o siguiente, la vista de Mes se moverá hacia atrá o adelante en incrementos de semanas. Esto permitirá que los meses se superpongan en una única vista en lugar de tener que ir de atrás hacia adelante entre los dos meses.

Tip Original : Navigating Your Notes Calendar - Part 2

Navegando en el calendario Notes - Parte I

2005-07-28T12:00:00.000-04:00

El selector de calendario de Lotus Notes tiene 5 características diferentes que se pueden usar para navegar entre fechas:

1. Al hacer click en una de las fechas mostradas en el selector, el calendario cambia a esa fecha. (o la vista de semana/mes que contiene la fecha que se seleccionó )

2. Se puede hacer click en cualquiera de las flechas de las esquinas superiores para moverse al mes anterior o siguiente.

3. & 4. A partir de la versión 6 de Notes, si se hace click en el nombre del mes, aparecerá una lista de selección con los meses de año. De manera similar, si se hace click en el año, podremos elegir de entre un rango de años pasados o futuros.

5. Al hacer click en "Today" se vuelve a mostrar la fecha en curso.

Tip Original: Navigating Your Notes Calendar - Part 1

Ahora ves correo, ahora no lo ves...

2005-07-12T12:12:00.000-04:00

Cada vez que se le agrega una nueva funcionalidad a un producto, se hace con la mejor de las intenciones, pero desafortunadamente algunas veces su implementación puede causar más de algún imprevisto. Una de esas funcionalidades, View Unread / View All, fue introducida en la versión 6 de la plantilla de correo. Mientras que la habilidad de ver solamente los documentos no leídos ha estado en Lotus Notes desde hace tiempo (View - Show - Unread Only), el haberla hecho más accesible en la plantilla de correo sólo ha traido más llamadas al Help Desk y posts en el foro Notes 6 developerWorks , donde los usuarios piensan que han perdido sus correos.

Aquí está el como usar esta funcionalidad. A la derecha de la barra de acciones en el Inbox del correo Notes, hay un botón etiquetado "View Unread"

Al hacer click sobre el botón, todos los correos del Inbox que ya se han leído, desaparecen. Calma...! no se han borrado, de hecho, ni siquiera se han removido de la carpeta Inbox. Simplemente se les ha "filtrado" u ocultado.

Cuando el botón es presionado, el botón de acción cambia a "View All". Si queremos ver todos los documentos nuevamente, simplemente volvemos a presionar el botón.

El problema con esta funcionalidad es que no hay un indicador lo suficientemente "visible" que nos diga que actualmente estamos en el estado de "View Unread Only". A partir de la versión 7 de Notes, la barra de título de la ventana y el tab de la ventana de Notes (cuando pasemos el mouse por encima) nos indicarán que se está viendo la vista en la modalidad "Unread Documents Only"

Aún así creo que sería bueno tener algo que se le muestre al usuario para evitar que se confunda. Podría ser algo como una nueva barra de status en la parte superior de la vista inmediatamente abajo de la barra de acciones o cambiar el color de fondo de la vista pero eso podría afectar la accesibilidad visual.

En general, esta funcionalidad es extremadamente útil, permitiendo una mejor administración sobre una gran cantidad de correos. Sin embargo, puede desanimar a algunos usuarios al pensar que han "perdido" sus mails.

El entrenamiento y comprensión adecuada de esta funcionalidad puede ayudar a eliminar el "Pánico" de los usuarios.

Tip Original: Now you see mail, now you don´t...

Mostrando los caracteres ocultos

2005-07-11T12:34:00.000-04:00

Cuando se está editando un documento en Lotus Notes, hay varios items de texto que normalmente están "ocultos", y que uno quisiera ver para ayudarnos a formatear el documento. Estos items incluyen, espacios, tabulaciones, y retornos de carro (quiebres de línea).

Por ejemplo, den un vistaso a la siguiente frase:

How many spaces or tabs are between these words?

En el menú de Notes seleccionen View - Show - Hidden Characters.

Ahora Notes mostrará el texto como se muestra abajo (sin las flechas coloreadas). La flecha roja muestra que un punto "." es usado para indicar un espacio, un símbolo "" es usasdo para indicar las tabulaciones, y el símbolo "" es usado para indicar los quiebres de línea

En frases normales, esto podría no importar, pero esta característica es muy útil cuando se están creando documentos mucho más complejos como aquellos que contienen tablas y gráficos.

Tip Original: Showing Hidden Characters

Forzar la respuesta a otro email

2005-07-07T18:22:00.000-04:00

Notes nos dá la posibilidad de enviar correos desde una dirección electrónica, y recibir las respuestas a dicha dirección en otra casilla de correo en forma automática.

Esto puede resultar muy útil en situaciones donde se usan IDs compartidos (Por ej. una mesa de ayuda) que acceden a un mismo archivo de correo, y se desea que la respuesta vaya a un individuo específico. También es útil si se tiene más de una cuenta de correo. Por ejemplo, yo normalmente envío correos personales desde mi cuenta de correo laboral (que vergüenza) para ahorrarme tiempo en cambiar de usuario a mi cuenta personal, pero no quiero que las respuestas lleguen a mi casilla de la oficina.

Para hacer esto, hay que hacer click en "Delivery Options" mientras se crea el correo...

Ir al tab "Advanced" e ingresar la dirección a la cual deseamos que llegue la respuesta.

Si se recibe un email donde la dirección de respuesta difiere de la del remitente, Lotus Notes muestra un mensaje especial informando al respecto.

Cuando hacemos click en Responder, la dirección correspondiente (aquella donde se quiere que vayan las respuestas) será automáticamente puesta en el campo de destinatario.

Tip Original: Force Replies To Another Address

¡Arrancan!

2005-07-04T10:44:00.000-04:00

¿Sabías que puedes abrir/ejecutar automáticamente, bases de datos Notes, aplicaciones Windows/Mac, documentos Office, sitios web, etc, cuando arrancas Lotus Notes? Bien, si puedes. Es tan simple como crear links a los objetos deseados y ponerlos en la carpeta "Startup" de Lotus Notes.

Como se puede ver más abajo, a la carpeta Startup (Inicio) se puede acceder desde la carpeta "More Bookmarks" de la barra de bookmarks (marcadores). Puedes agregar links a bases de datos Notes, una vista específica en una base de datos, un documento Notes específico, programas, sitios web, incluso documentos ubicado en el disco duro de tu PC.

Para agregar objetos Notes (Bases de datos, vistas, documentos) en la carpeta Startup, se puede ya sea arrastrar y soltar el objeto dentro de la carpeta (técnica discutida en este tip), o bien hacer click con el botón derecho sobre el Tab (pestaña) del objeto y seleccionar "Create Bookmark" (crear marcador). En el cuadro de diálogo resultante se puede actualizar el nombre del link, seleccionar dónde ubicar el link (Startup en este caso) y qué tipo de link es: BD, vista o documento.

Para items que no son objetos Notes (aplicaciones, URLs, archivos en su disco, etc) simplemente arrástrelos y suéltelos de el lugar de donde los puede acceder (Explorador de Windows, Mis documentos, Escritorio, web browser, Favoritos, etc), dentro dfe la carpeta Startup de Notes

Cuando arranca el cliente Notes, verá los tabs de ventanas Notes correspondiente a cada objeto que se agregó a la carpeta Startup. Sin embargo, no se produce una conexión real con los objetos sino hasta que se hace click en el tab del objeto, por lo que no hay que preocuparse por baja de rendimiento en el arranque de Notes.

Si el objeto no es un objeto Notes (aplicaciones, URLs, PDFs, etc) los podrá ver en la barra de tareas de Windnows.

Espero que este tip les ayude a ser más productivos. Ahora sé que me ahorrará tiempo accediendo a esos objetos cada día.

Tip Original: Let´s Get It Started In Here